ในโลกยุคดิจิทัลอย่างเช่นทุกวันนี้ เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อชีวิตของเรา จึงไม่แปลกเลยที่เทคโนโลยีจะเข้ามารับหน้าที่สำคัญภายในองค์กร การบริหารงานหลายๆ ส่วนมักจะมีเทคโนโลยีคอยทำหน้าที่ดูแลจัดการให้ หนึ่งในนั้นก็คงจะหนีไม่พ้นงาน HR ซอฟต์แวร์ HR มาพร้อมประโยชน์มากมกที่ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญอย่างเช่นพนักงานฝ่ายบุคคลทำงานได้อย่างราบรื่นและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ทั้งช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยากซับซ้อนในการทำงาน ไหนจะลดงานแอดมิน แถมยังมีระบบจัดการบัญชีเงินเดือนช่วยดูแลการทำ Payroll ให้อีกต่างหาก
งาน HR นั้นแสนจะยุ่งยากซับซ้อน การมีซอฟต์แวร์ HR เข้ามา จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแผนก HR ซึ่งส่งผลต่อการพัฒนาองค์กร รวมถึงช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงาน HR จำนวนมากอีกด้วย เมื่อซอฟต์แวร์ HR รับหน้าที่ดูแลงานหลายๆ ส่วนของ HR ทั้งข้อมูลที่ละเอียดอ่อน อย่างเช่นข้อมูลส่วนตัว หรือข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน หากไม่มีระบบรักษาความปลอดภัยซอฟต์แวร์ที่มั่นคง และเกิดเหตุการณ์ที่ข้อมูลรั่วไหลออกไป คงไม่เป็นการดีต่อบริษัทอย่างแน่นอน ค่าเสียหายที่ต้องจ่าย มีมากกว่าการซ่อมแซมระบบใหม่ หรือความมั่นคงขององค์กร แต่ยังรวมไปถึงการสูญเสียความเชื่อมั่นของพนักงานด้วย เพราะฉะนั้นแล้ว การรักษาความปลอดภัยของระบบซอฟต์แวร์จึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรละเลยเป็นอันขาด
ซอฟต์แวร์ HR แต่ละอันต่างก็มีข้อดีจุดเด่นเป็นของตัวเอง การจะเลือกซอฟต์แวร์ HR ที่ดีที่สุดอาจเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก แต่การเลือกซอฟต์แวร์ HR ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณที่สุด อาจเป็นแนวทางที่ตอบโจทย์และมอบประโยชน์ให้ได้มากกว่า คุณสมบัติในข้อนี้จะช่วยให้การบริหารงานด้าน HR เป็นไปได้ด้วยดีในระยะยาว ที่สำคัญคือจะต้องเป็นผู้ให้บริการที่สามารถติดต่อเข้าถึงได้ง่าย เพื่อให้การใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น หากต้องการคำแนะนำหรือการดูแลเพิ่มเติม ก็จะได้สามารถรับบริการได้ทันที หากยังไม่รู้ว่าควรจะมีวิธีเลือกซอฟต์แวร์ HR อย่างไร ขั้นตอนๆ ด้านล่างนี้อาจช่วยคุณได้
ทำความเข้าใจกระบวนการทำงาน HR ขององค์กร
การเข้าใจข้อมูลในส่วนนี้มีส่วนช่วยในการตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ HR ให้องค์กรของคุณได้เป็นอย่างดี เมื่อรู้ถึงจุดแข็ง-จุดควรปรับปรุง รวมถึงปัญหาการทำงานของทีม HR จะช่วยให้คุณเข้าใจได้ว่าซอฟต์แวร์ HR แบบไหนจึงจะเหมาะสมและตอบโจทย์กับแผนก HR ของบริษัทคุณ
บอกความต้องการให้ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ทราบ
ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์คงไม่มีทางรู้ได้เลยว่า ซอฟต์แวร์ HR ที่คุณมองหาจะต้องประกอบไปด้วยคุณสมบัติอะไรบ้าง หากบริษัทของคุณไม่สื่อสารความต้องการออกไป อาจฟังดูเหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่การบอกความต้องการออกไปตรงๆ จะช่วยให้คุณได้รับบริการที่ตอบโจทย์อย่างทันท่วงที โดยไม่ต้องเสียเวลาหาผู้ให้บริการซอฟต์แวร์รายใหม่เนื่องจากเกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด และส่งผลให้บริการที่บริษัทของคุณได้รับจากผู้ให้บริการรายนั้นเป็นเพียงระบบซอฟต์แวร์ HR แบบกลางๆ ที่ไม่ได้ถูกตั้งค่ามาเพื่อให้ตอบโจทย์กับบริษัทของคุณ
คำนึงความปลอดภัย
คงไม่มีพนักงานคนไหนอยากให้เพื่อนร่วมงานรู้เงินเดือนของตัวเอง แต่ถึงแม้บริษัทจะมีระบบการปกปิดรักษาข้อมูลส่วนบุคคลเป็นความลับ สลิปเงินเดือนที่พนักงานแต่ละคนได้รับก็กลายมาเป็นรอยรั่วของข้อมูลได้เช่นกัน แค่เผลอเปิดสลิปวางทิ้งไว้บนโต๊ะทำงาน หรือเกิดความผิดพลาดระหว่างการคำนวณเงินเดือนของแผนก HR ก็ทำให้ข้อมูลเงินเดือนรั่วไหลออกไปได้แล้ว ความปลอดภัยของการเก็บรักษาข้อมูล จึงเป็นหัวข้อที่ต้องพิจารณาในการตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ HR ให้บริษัทของคุณ
สอบถามเรื่องที่อยากรู้ ชูประเด็นที่สนใจ
ในช่วงพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ การคุยกับตัวแทนฝ่ายขายจะช่วยให้คุณทำความรู้จักซอฟต์แวร์ HR แต่ละอันได้ดียิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม การถามคำถามทั่วๆ ไป หรือคำถามกว้างๆ ก็จะได้รับคำตอบแบบกว้างๆ ที่ไม่ได้มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจเท่าไรนัก ควรถามคำถามที่เฉพาะเจาะจง เช่นว่าคุณสมบัติที่โดดเด่นไม่ซ้ำใครของซอฟต์แวร์นั้นคืออะไร และจะช่วยการทำงานในแผนก HR ของบริษัทราบรื่นขึ้นอย่างไรบ้าง ปัญหาในการทำงานที่มีอยู่แต่เดิมจะได้รับการดูแลหรือไม่ เป็นต้น
อย่าใจร้อน รีบด่วนตัดสินใจ
บริษัทส่วนใหญ่มักเลือกบริการซอฟต์แวร์ HR จากผู้ให้บริการที่เข้ามาเสนอบริการเป็นเจ้าแรก เหตุผลส่วนใหญ่มักเป็นเรื่องของฟีเจอร์ซอฟต์แวร์ที่ดูมีลูกเล่นน่าสนใจ แต่นี่อาจไม่ใช่การตัดสินใจที่ถูกต้องเสมอไป ฟีเจอร์เหล่านั้นอาจไม่ตอบโจทย์การทำงานของบริษัทเลยก็เป็นได้ หากลองหยุดพิจารณาสักนิด แล้วคิดถึงความต้องการของบริษัทก่อนเป็นอันดับแรก จะช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ HRที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณได้ไม่มากก็น้อยเลยทีเดียว