การจะเลือกซอฟต์แวร์ Payroll ที่เหมาะกับรูปแบบการทำงานไม่ใช่เรื่องง่ายเลย ซอฟต์แวร์แต่ละอันต่างก็มีฟีเจอร์น่าสนใจที่โดดเด่นเป็นของตัวเอง แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าฟีเจอร์เหล่านั้นก็จำเป็นและตอบโจทย์ระบบเพย์โรลขององค์กร ทำอย่างไรจึงจะสามารถเลือกซอฟแวร์ Payroll ที่ตอบโจทย์รูปแบบการทำงานของบริษัทได้? ฟีเจอร์ไหนบ้างที่จำเป็นและสำคัญกับองค์กรของคุณ? คำตอบอยู่ที่นี่แล้ว
ระบบการประมวลผลเงินเดือน
ระบบประมวลผลเงินเดือน ถือเป็นหนึ่งในฟีเจอร์หลักอันดับต้นๆ ที่ซอฟต์แวร์ Payroll ควรมี ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วมักจะมาพร้อมฟีเจอร์เสริมอย่างเช่น เชื่อมต่อเข้ากับระบบลางาน ระบบบริหารเวลา ระบบคำนวณอัตราค่าตอบแทนสำหรับการทำงานล่วงเวลา ฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานส่วนของการจัดการบัญชีเงินเดือนไปได้มากทีเดียว
ระบบการจ่ายเงินผ่านธนาคาร
ฟีเจอร์หนึ่งที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้พนักงาน HR และพนักงานได้ คือระบบการจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร ฟีเจอร์นี้จะช่วยจ่ายเงินเดือนเข้าบัญชีของพนักงานโดยตรงในทุกๆ เดือน ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายที่ต้องหมดไปกับการจัดทำเช็ค นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงจากการทำเช็คสูญหาย หรือการปลอมแปลงเอกสารทางการเงิน ที่สำคัญคือพนักงานของคุณสามารถเบิกใช้เงินในส่วนนี้ได้ทันทีที่ได้รับเงินเดือน
ระบบการคำนวณและยื่นภาษี
เมื่อมีเงินเดือนก็ต้องมีเรื่องของภาษีมาเกี่ยวข้องเป็นธรรมดา แต่งานส่วนนี้ก็ทั้งยุ่งยากและกินเวลา ฟีเจอร์จัดการภาษีของซอฟต์แวร์ Payroll จะช่วยลดปัญหาที่เกิดจากข้อผิดพลาดของคน ระบบจะช่วยกรอกแบบฟอร์มภาษีของพนักงานแต่ละคนล่วงหน้า ตามข้อมูลบัญชีเงินเดือนของพนักงานที่มีบันทึกเอาไว้ภายในระบบอยู่ก่อนแล้ว จึงจะช่วยป้องกันเหตุการณ์ที่การยื่นภาษีของพนักงานบางคนตกหล่นไป นอกจากนี้ยัง ตัดปัญหาเรื่องการยื่นภาษีล่าช้า ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อบริษัทตามมาในภายหลังได้
ระบบรักษาความปลอดภัยที่ไว้ใจได้
ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีก้าวหน้าขึ้นเรื่อยๆ แฮกเกอร์ก็ได้พัฒนาวิธีการในการเจาะระบบรักษาความปลอดภัยของซอฟต์แวร์เพื่อดึงเอาข้อมูลไปใช้หาผลประโยชน์ในทางที่ไม่ดีได้เช่นกัน ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่ต้องเก็บเป็นความลับ รวมไปถึงข้อมูลการจ่ายเงินเดือน จึงต้องถูกเก็บบันทึกและมีระบบรักษาความปลอดภัยที่แน่นหนา เพื่อป้องกันการรั่วไหลหรือสูญหายของข้อมูล
ระบบที่เปิดให้พนักงานเข้าดูข้อมูลของตนเองได้
ฟีเจอร์ในส่วนนี้จะอำนวยความสะดวกให้พนักงานสามารถเข้าดูข้อมูลส่วนตัวของตนเองได้ ซึ่งยังเป็นการลดภาระงานการทำเพย์โรลในส่วนหนึ่ง โดยพนักงานจะสามารถล็อกอินเข้าระบบเพื่อดูประวัติบัญชีเงินเดือนของตนเอง หรือกรอกข้อมูลเวลาในการทำงาน ซึ่งทั้งหมดจะถูกบันทึกเอาไว้ภายในระบบและนำไปใช้ในการคำนวณเงินเดือนในช่วงปลายเดือน ช่องทางนี้ยังเปิดโอกาสให้พนักงานได้สอบถามข้อสงสัยกับแผนก HR โดยที่ไม่รบกวนเวลาการทำงานของคุณอีกด้วย
ระบบที่รวมเข้ากับระบบบัญชีได้
การรวมการทำงานของระบบบัญชีกับซอฟต์แวร์ Payroll เข้าด้วยกัน เป็นอีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยให้ประหยัดเวลาในการทำงานของแต่ละแผนก ไม่จำเป็นจะต้องมานั่งเสียเวลากรอกรายละเอียดของบัญชีเงินเดือนซ้ำไปซ้ำมาทุกเดือน ส่วนนี้จะช่วยป้องกันการเกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นคำนวณพลาด ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง หรือเรื่องอื่นๆ ที่ทำให้คุณต้องมานั่งเสียเวลาทำใหม่
ถึงแม้ว่าการทำเพย์โรลจะมีความสำคัญต่อบริษัท แต่นี่เป็นเพียงรายละเอียดส่วนเล็กๆ ส่วนเดียวเท่านั้น ยังมีส่วนอื่นๆ ที่รอการบริหารจัดการเพื่อการเติบโตขององค์กร เมื่อเลือกซอฟต์แวร์ Payroll ที่เหมาะสมและตอบโจทย์การทำงานขององค์กรได้แล้ว ก็ได้เวลาหันหน้าไปพัฒนาโมเดลธุรกิจอีกหลายๆ ด้าน และปล่อยเรื่องการจัดการบัญชีเงินเดือนให้ซอฟต์แวร์ Payroll ดูแล