ข้อคำนึงควรรู้ ในช่วงทดสอบระบบ Payroll Software ก่อนเริ่มใช้งานจริง

จะรู้ได้อย่างไรว่า Payroll Software อันไหนเหมาะกับองค์กรของคุณ?

ในยุคนี้ที่มีสินค้าให้เราเลือกซื้อมากมาย Payroll Software ก็เป็นหนึ่งในสินค้าที่มีอยู่มากมาย รอพร้อมให้บริษัทและองค์กรต่างๆ ได้เลือกช้อปปิ้งเช่นกัน ภายหลังจากที่คัดสรรจนเหลือเพียงไม่กี่ตัวเลือก ก็ถึงเวลาแล้วที่บริษัทจะตัดสินใจเลือกใช้บริการ Payroll Software อันใดอันหนึ่ง

โดยส่วนใหญ่แล้ว Payroll Software แต่ละอัน มักจะมาพร้อมบริการทดลองใช้ฟรี หรืออาจมี Demo มาให้ทดลองใช้ก่อน จริงอยู่ที่บริการรูปแบบนี้เปิดโอกาสให้คุณได้ทำความรู้จักระบบซอฟต์แวร์แต่ละอันมากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันการทดลองใช้ซอฟต์แวร์มากถึง 2 หรือ 3 อัน ในเวลาเดียวกัน ก็สร้างความยุ่งยากและใช้ทรัพยากรเวลาอันมีค่าไปมากเกินจำเป็นเช่นกัน

เพื่อให้เป็นการไม่เสียเวลาในการทดลองลองใช้ซอฟต์แวร์แต่ละอัน ข้อบ่งชี้เหล่านี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์อันที่เหมาะสมและตอบโจทย์มากที่สุด ประหยัดเวลาในการดำเนินธุรกิจของคุณไปได้ ไม่มากก็น้อย

ตั้งค่าระบบให้เหมือนใช้งานจริง

ทีมฝ่ายขายของบริษัท Payroll Software อาจนำเสนอคุณสมบัติชั้นเลิศของโปรดักส์นั้นๆ แต่อันที่จริง สิ่งที่ควรจะต้องคำนึงถึงเป็นอย่างยิ่งคือคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน เพราะท้ายที่สุดแล้ว คุณจะใช้สิ่งนี้เป็นประจำในทุกๆ วันเพื่อจัดการธุรกรรมบัญชีเงินเดือนของบริษัท

ฟีเจอร์สำคัญของระบบ Payroll Software คือความง่ายและเร็วในการจัดการข้อมูลอย่างเช่น สรุปผลการจ่ายเงินและดึงข้อมูลการจ่ายที่สำคัญ วิธีที่จะสามารถทดสอบฟีเจอร์เหล่านี้ได้คือเริ่มจากการสร้างโปรไฟล์สมมติในระบบ พร้อมใส่ข้อมูลส่วนบุคคลที่จำเป็นและข้อมูลเพย์โรล ตั้งค่าให้เหมือนกับที่คุณทำเป็นประจำในทุกเดือน รวมไปถึงการสรุปผลการจ่ายเงินสำหรับพนักงานรายเดือนและรายชั่วโมง การเบิกจ่าย เอกสารสำหรับยื่นภาษี และอื่นๆ กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณทราบถึงคุณสมบัติของ Payroll Software ว่ามีอะไร หรือขาดอะไรไปบ้าง ที่สำคัญคือทำให้เข้าใจความสามารถของซอฟต์แวร์ที่ควรจะรู้ด้วย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์มีฟังก์ชันสำคัญตามที่ต้องการ

ก่อนที่คุณจะเริ่มทดลองใช้ซอฟต์แวร์ ลองตรวจสอบและเปรียบเทียบระหว่างฟังก์ชันที่ซอฟต์แวร์มี กับสิ่งที่บริษัทต้องการ อาจเป็นฟีเจอร์เสริมในเรื่องของระบบจัดการเวลา หรือระบบจัดการภาษีโดยอัตโนมัติ อาจลองสอบถามเพิ่มเติมจากบริษัทผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ให้อธิบายเพิ่มเติม หรือสาธิตวิธีการเปิดใช้งานฟังก์ชันเหล่านั้นให้ดู เพื่อจะได้รู้จักและทำความเข้าใจ Payroll Software ตัวนั้นๆ ให้มากขึ้น

ข้อกำหนดการรักษาความปลอดภัย

ระบบการรักษาความปลอดภัยถือเป็นปัจจัยสำคัญที่มองข้ามไปไม่ได้เลยเป็นอันขาดเมื่อการทำธุรกรรมมีข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลการจ่ายเงินพนักงานเข้ามาเกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ได้รับการ อัปเดตเป็นเวอร์ชั่นปัจจุบันและมีระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ทางที่ดี อาจขอให้ทีมงานจากบริษัทซอฟต์แวร์จัดลิสต์มาตรการความปลอดภัยออกมาให้ดูเป็นข้อๆ เพื่อให้คุณเข้าใจถึงระบบการทำงานของซอฟต์แวร์มากขึ้น สอบถามให้แน่ใจถึงการทดสอบระบบครั้งล่าสุด เพื่อยืนยันประสิทธิภาพในการทำงานของซอฟต์แวร์ และระบบรักษาความปลอดภัย

สิ่งที่ควรตรวจสอบให้มั่นใจในลำดับถัดมา คือระบบรักษาข้อมูล ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยต่างๆ สอบถามให้ดีว่ามีการทดสอบระบบนี้ครั้งล่าสุดเมื่อไร

หากมีข้อสงสัยเพิ่มเติมที่ยังหาคำตอบไม่ได้ในขณะที่ทดสอบระบบซอฟต์แวร์ อย่าเสียเวลาทดสอบเพิ่มเติม สอบถามข้อสงสัยเหล่านี้ไปที่บริษัทผู้ให้บริการ เพื่อให้ผู้เชี่ยวชาญชี้แจงโดยละเอียด นอกจากจะได้ทราบข้อมูลอย่างกระจ่างชัดแล้ว ยังช่วยประหยัดเวลาในการทดสอบได้อีกด้วย อย่าลืมว่าคุณสามารถขอความช่วยเหลือจากบริษัทผู้ให้บริการได้ ทั้งหมดก็เพื่อการตัดสินใจเลือก Payroll Software ที่เหมาะสมและตอบโจทย์กับองค์กรของคุณมากที่สุดนั่นเอง