ในยุคที่เทคโนโลยีและดิจิทัลขับเคลื่อนโลกให้หมุนไปเช่นนี้ ระบบการทำงานขององค์กรก็ต้องก้าวตามให้ทันโลกที่หมุนไวเช่นกัน การใช้โปรแกรม excel ในการคำนวณเงินเดือนพนักงานอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ตอบโจทย์อีกต่อไป เพราะอาจเสี่ยงต่อความผิดพลาดในการคำนวณ และตัวโปรแกรมอาจไม่ได้มีฟังก์ชันที่พร้อมรองรับการเก็บข้อมูลปริมาณมากที่มีความสำคัญและจำเป็นต่อองค์กร โดยข้อมูลส่วนนี้อาจเป็นข้อมูลที่มีส่วนสำคัญในการใช้พิจารณาหัวข้อสำคัญต่างๆ ซึ่งจะมีผลต่อการดำเนินงานของบริษัทก็เป็นได้
Payroll Software จึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสำหรับการทำงานในยุคดิจิทัล แต่ถึงอย่างนั้นขนาด และโครงสร้างขององค์กรที่แตกต่าง ก็ส่งผลต่อการเลือกโปรแกรมเพย์โรลเช่นกัน ทุก Payroll Software อาจไม่ได้เหมาะกับองค์กรของเราเสมอไป ดังนั้นแล้วสิ่งที่ควรคำนึงถึงในการเลือก Payroll Software คือเรื่องขนาดของบริษัท งบประมาณที่สามารถจัดสรรให้ซอฟต์แวร์ได้ และกฎระเบียบ ข้อบังคับของบริษัทในการจ่ายเงินเดือน เมื่อนำปัจจัยเหล่านี้เข้ามาใช้ในการพิจารณาเลือกซอฟต์แวร์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ทุกบริษัทสามารถนำมาใช้ในการเลือก Payroll Software ได้ จะมีดังต่อไปนี้
User Experience - ต้องใช้ง่าย ทุกคนเข้าใจได้
User Experience หรือ UX สำคัญอย่างยิ่งต่อการใช้งานจริง โปรแกรมเพย์โรลจำเป็นต้องตอบโจทย์การใช้งานของพนักงานทุกคน ในยุค IoT ที่ผู้คนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลาแบบนี้ UI หรือ User Interface จะช่วยซัพพอร์ตให้ทีมทำงานได้ง่ายขึ้น เพื่อให้ทีมไม่ต้องมาคอยนั่งเหนื่อยกับปัญหาเล็กน้อยที่ทำให้เสียเวลา และเข้าถึงการจัดการเรื่องต่างๆ ได้อย่างทันท่วงที ที่สำคัญไปกว่านั้นคือต้องมีฟีเจอร์และฟังก์ชันที่ตอบโจทย์การใช้งานของบริษัทอย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นส่วนของการทำเงินเดือน การยื่นภาษี ระบบฝากเงินเข้าอัตโนมัติ รวมไปถึงระบบ Employee Self-Service Portal ที่ช่วยให้พนักงานสามารถจัดการบัญชีเงินเดือนของตัวเองได้ เมื่อ UX/UI เอื้อต่อการใช้งาน จึงช่วยลดปริมาณที่ยุ่งยากซับซ้อนไปได้อีกขั้น อย่า
พร้อมรองรับการใช้งานควบคู่ไปกับโปรแกรมอื่นๆ
ข้อมูลที่นำมาใช้ในการคำนวณเงินเดือนประกอบไปด้วยหลายส่วนด้วยกัน หนึ่งในนั้นคือข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน อย่างเช่น ตำแหน่ง ประเภทของการจ้างงาน วันลา เวลาเข้า-ออกงาน หรือบางบริษัทอาจมีข้อกำหนดเพิ่มเติมต่างๆ ซึ่งข้อมูลส่วนนี้จะถูกบันทึกเอาไว้ในโปรแกรมอย่างเช่น โปรแกรม HR หรือ โปรแกรมบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน Payroll Software จึงควรจะต้องพร้อมที่จะเชื่อมต่อและทำงานควบคู่กันไปกับโปรแกรมเหล่านั้น เพื่อให้การจ่ายเงินเดือนเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำ และเพื่อไม่ให้ทีมต้องมาเสียเวลาในการทำงานซ้ำซ้อน กรอกข้อมูลลงบนหลายๆ แพลตฟอร์ม เมื่อโปรแกรมเหล่านี้ช่วยเชื่อมต่อข้อมูลเข้าหากัน ข้อมูลก็จะถูกจัดเก็บอยากเป็นระบบมากยิ่งขึ้น เอื้อต่อการทำงานในอนาคตของพนักงาน และการดูข้อมูลย้อนหลังเพื่อตรวจสอบสิ่งต่างๆ ในอนาคต
Real-Time เชื่อมต่อข้อมูลอย่างแม่นยำตรงเวลา
อย่างที่ได้กล่าวไปในหัวข้อก่อนหน้านี้ ที่ว่าโปรแกรมเพย์โรลควรจะต้องเชื่อมต่อและพร้อมรองรับการใช้งานควบคู่ไปกับโปรแกรมอื่นๆ คุณสมบัติอีกหนึ่งประการสำคัญคือกรที่ Payroll Software จะต้องเชื่อมต่อและบันทึกข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ เพื่อให้ซอฟต์แวร์สามารถนำข้อมูลมาประมวลผลและคำนวณเงินเดือนได้อย่างถูกต้องแม่นยำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นข้อมูลในส่วนของการทำงานล่วงเวลาซึ่งมีความอ่อนไหวอย่างมากต่อความรู้สึกพนักงาน หากคำนวณผิดพลาดไปเล็กน้อย หรือผิดพลาดบ่อยๆ อาจส่งผลให้เกิดความรู้สึกไม่พอใจในกลุ่มพนักงาน ซึ่งจะส่งผลเสียต่อความเสียหาย หรือภาพลักษณ์ขององค์กรได้
นอกเหนือจากปัจจัยเหล่านี้แล้ว สิ่งที่ขาดไปไม่ได้ในการนำมาใช้พิจารณา Payroll Software ที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณ คือต้องตรวจสอบให้มั่นใจว่าซอฟต์แวร์นั้นมีการนำเงินเดือนไปคำนวณภาษี เงินสมทบกองทุนประกันสังคม หรือค่าใช้จ่ายต่างๆ ทางกฎหมาย อย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกใช้ได้รับการอัปเดตและตอบรับกับกฎระเบียบข้อบังคับทางกฎหมายอยู่เสมอ การมี Payroll Software ที่ดีจะช่วยให้บริษัทของคุณเข้าใกล้ความสำเร็จขึ้นไปอีกขั้น เมื่อพนักงานไม่ต้องเสียเวลาไปกับการจัดการเรื่องเล็กๆ น้อยๆ จึงช่วยให้บริษัทมีทรัพยากรบุคคลมาช่วยพัฒนาองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น