การทำระบบเงินเดือน มีรายละเอียดมากมายที่ผู้ประกอบการต้องดูแลจัดการ ข้อกำหนดทางด้านกฎหมายถือเป็นอีกหนึ่งเรื่องสำคัญที่จะมองข้ามไปไม่ได้โดยเด็ดขาด ในแต่ละประเทศมักจะมีข้อกำหนดที่ระบุไว้ในกฎหมายเป็นของตัวเอง ซึ่งบางครั้งก็อาจมีการปรับเปลี่ยนเพื่อให้เข้ากับบริบทของสังคมในขณะนั้นเกิดขึ้นได้ เมื่อเราเริ่มต้นทำธุรกิจในประเทศไหน ก็ควรจะศึกษาข้อกำหนดทางกฎหมายในเรื่องการจัดทำระบบเงินเดือน (Payroll) ของประเทศนั้นเอาไว้ให้ดี เพื่อการปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง SabyPay เลยอยากชวนคุณมาทำความรู้จักกับข้อกำหนดทางกฎหมายของประเทศไทย ที่เจ้าของธุรกิจควรรู้เอาไว้
จ่ายให้ครบทุกประเภทค่าตอบแทน
ค่าตอบแทนในการทำงานไม่ได้มีเพียงแค่ค่าจ้าง หรือที่เรามักจะเรียกกันว่า เงินเดือน แต่ยังครอบคลุมถึงค่าตอบแทนในส่วนอื่นๆ ซึ่งมีเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตามเช่นกัน โดยค่าตอบแทนจะต้องอยู่ในรูปแบบของเงินเท่านั้น พนักงานของคุณจะต้องได้รับค่าตอบแทนนอกเหนือจากวันทำงานด้วย อย่างเช่นค่าจ้างในวันหยุด ทั้งวันหยุดประจำสัปดาห์ วันหยุดสำคัญตามประเพณี และวันหยุดพักผ่อนประจำปี แต่ถึงอย่างนั้น ค่าตอบแทนในส่วนของวันหยุดประจำสัปดาห์ไม่สามารถใช้ได้กับพนักงานรายวัน รายชั่วโมง หรือตามผลงาน
ถัดมาคือค่าจ้างในวันลา โดยสามารถจำแนกประเภทวันลาและการจ่ายเงินได้ตามตารางด้านล่างนี้
สำหรับค่าตอบแทนในส่วนที่เรามักจะเรียกกันว่า ค่า OT หรือค่าล่วงเวลา จะมีค่าตอบแทนไม่น้อยกว่า 1.5 เท่าของอัตราจ้างต่อชั่วโมงในวันทำงาน และถ้าหากเป็นการทำงานล่วงเวลาในวันหยุด ค่าตอบแทนจะเป็น 3 เท่าของอัตราจ้างต่อชั่วโมงในวันทำงาน
เรื่องเอกสาร จัดการให้ครบ
จ่ายค่าตอบแทนแล้ว ต้องไม่ลืมจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องในครบถ้วน ทั้งในส่วนที่ต้องแจกจ่ายให้พนักงาน และส่วนที่ต้องนำส่งทางการ โดยจะมีทั้งเอกสารที่ต้องทำในแต่ละรอบเดือน และรอบปี
กฎหมายคุ้มครองแรงงาน ควรศึกษาให้ดี
ข้อควรรู้สำคัญที่หลายองค์กรมักมองข้าม คือการศึกษาและทำความเข้าใจกฎหมายคุ้มครองแรงงาน ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวข้องในเรื่องสิทธิ หน้าที่ระหว่างนายจ้าง และพนักงาน ครอบคลุมตั้งแต่การกำหนดจ่ายค่าจ้างขั้นต่ำ ข้อกำหนดในเรื่องการจ้างแรงงานหญิง แรงงานเด็ก ที่บริษัทต้องปฏิบัติตาม มิฉะนั้นสัญญาจ้างก็อาจเป็นโมฆะได้
SabyPay ได้รวบรวมข้อกำหนดด้านกฎหมายที่ผู้ประกอบธุรกิจควรรู้ มาไว้ให้ตรงนี้แล้ว
- พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 7) พ.ศ. 2562 บังคับใช้ 5 พฤษภาคม 2562
- สัญญาจ้างแรงงาน
- กฎหมายประกันสังคม
- พระราชบัญญัติเงินทดแทน
- พระราชบัญญัติ ความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน
- พระราชบัญญัติส่งเสริมการพัฒนาฝีมือแรงงาน
- พระราชบัญญัติพัฒนาคุณภาพชีวิต
- พระราชบัญญัติแรงงานสัมพันธ์
ทุกบริษัท ต้องปฏิบัติตาม
ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ จะมีจำนวนลูกจ้างมากหรือน้อย ทุกบริษัทต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ เพื่อหลีกเลี่ยงจากการเผชิญหน้ากับบทลงโทษทางกฎหมาย ซึ่งอาจส่งผลให้บริษัทต้องมีค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้มีอยู่ในงบประมาณ และยังส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงของบริษัท ทั้งในหมู่ผู้ประกอบการด้วยกัน และพนักงาน บริษัทอื่นๆ อาจไม่อยากร่วมงานด้วย ลดความเชื่อมั่นของพนักงานปัจจุบันที่มีต่อบริษัท รวมถึงผู้สมัครที่สนใจจะร่วมงานกับบริษัทของคุณด้วยเช่นกัน
นอกจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางด้านกฎหมายแล้ว ก้าวสำคัญที่องค์กรจะพลาดไปไม่ได้ในกระบวนการทำ Payroll คือการจ่ายผลตอบแทนตามจำนวนที่ถูกต้อง และตรงเวลาตามเงื่อนไขอย่างสม่ำเสมอ ขั้นตอนธรรมดาเพียงแค่นี้ก็ช่วยให้คุณเอาชนะใจพนักงานได้ไม่ยากแล้ว