ข้อควรและข้อห้ามในการทำระบบคำนวณเงินเดือน

ข้อควรและข้อห้ามในการทำระบบคำนวณเงินเดือน

Payroll หรือระบบทำเงินเดือน ถือเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายหลักๆ ของธุรกิจ จึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่บริษัทจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจ่ายเงินเกิดขึ้นอย่างตรงเวลา และจำนวนเงินเดือนที่พนักงานได้รับนั้นถูกต้อง

คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ระบบทำเงินเดือน ถือเป็นกระบวนการที่มีความซับซ้อน ซึ่งเป็นผลมาจากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของกฎหมายแรงงาน จำนวนพนักงาน ประเภทของเพย์โรล รวมไปถึงความถี่ในการเบิกจ่าย แน่นอนว่าหากบริษัทไม่สามารถปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน หรือข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องได้ อาจส่งผลให้มีโทษหนัก ที่แม้แต่บางบริษัทก็อาจแบกรับไม่ไหว จะทำอย่างไรให้ระบบทำเงินเดือน สามารถจัดการคำนวณเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ? ตามมาดูข้อควรและข้อห้าม ที่จะมาช่วยในการจัดการดูแลระบบคำนวณเงินเดือนของบริษัทคุณ

ประเภทการจ้างงานถูกต้องหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจดีๆ

การจัดประเภทการจ้างงาน ส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือนเป็นอย่างมาก ทั้งยังส่งผลต่อเงินสมทบที่ควรได้รับตามกฎหมายอีกด้วย โดยสิ่งที่ใช้ในการตรวจสอบประเภทของการจ้างงาน ก็คือชั่วโมงทำงาน ซึ่งจะแบ่งออกเป็น พนักงานประจำ พนักงานสัญญาจ้าง (Contract) พนักงานพาร์ทไทม์ และพนักงานฝึกหัด (Intern) การแบ่งประเภทการจ้างงานจะช่วยกำหนดความถี่ในการเบิกจ่าย จำนวนเงินสมทบ รวมไปถึงผลประโยชน์และเบี้ยเลี้ยงต่างๆ ถ้าหากบริษัทจัดประเภทพนักงานผิด ก็จะส่งผลต่อจำนวนเงินสมทบและจำนวนเงินที่หัก ซึ่งแน่นอนว่าเจ้าหน้าที่เพย์โรลก็จะต้องมาเสียเวลาแก้ไขให้ถูกต้อง

การเก็บบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ

หนึ่งในปัญหาหลักของการคำนวณที่ผิดพลาดและล่าช้าคือ การมีบันทึกข้อมูลที่ไม่เป็นระบบ เมื่อเป็นเช่นนี้แล้ว เจ้าหน้าที่อาจพลาดขั้นตอนที่สำคัญบางขั้นในการทำจ่าย ผลที่ได้ตามมาคือการคำนวณเงินเดือนที่ผิดพลาด โดยบริษัทสามารถจัดระบบคำนวณเงินเดือนได้ ตามขั้นตอนดังต่อนี้:

1. รวบรวมคำแนะนำในการจัดทำเพย์โรล รวมไปถึงประวัติพนักงานเช่น การเริ่มเข้างาน การลาออก การปรับเลื่อนตำแหน่ง และการเพิ่มเงินเดือน

2. คำนวณตัวเลขเงินเดือน

3. ตรวจสอบผลการคำนวณเงินเดือน

4. จ่ายเงินเดือน และส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงาน

5. ส่งเงินสมทบตามกฎหมายให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ที่สำคัญคือ บริษัทจะต้องบันทึกนโยบายและขั้นตอนการจ่ายเงินเอาไว้อย่างเป็นระบบและเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้พนักงานรับทราบถึงแต่ละขั้นตอน หรือหากมีเหตุการณ์ที่การจ่ายเงินเกิดติดขัด ไม่คล่องตัว การตรวจสอบนโยบายที่บันทึกเอาไว้นี้เอง ก็จะช่วยให้ได้ทบทวนวิเคราะห์ปัญหา และแก้ไขเพื่อพัฒนาได้อย่างถูกจุด

ไทม์ไลน์ของการคำนวณเงินเดือนต้องแน่ชัด

ปัจจัยในเรื่องของเวลา ถือเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างมากสำหรับระบบคิดคำนวณเงินเดือน สิ่งที่ไม่ควรจะเกิดขึ้นคือกระบวนการที่ล่าช้า เพราะนั่นหมายถึงการจ่ายเงินเดือนที่ล่าช้าออกไปอีก ซึ่งคงไม่ใช่สิ่งที่พนักงานจะพอใจอย่างแน่นอน ดังนั้นแล้วบริษัทจึงควรกำหนดไทม์ไลน์ของการทำเพย์โรลให้แน่ชัด โดยสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการกำหนดกรอบเวลา คือเรื่องความถี่ในการจ่าย รวมไปถึงปัจจัยอื่นๆ ที่อาจส่งผลต่อระยะเวลาที่เพิ่มมากขึ้น ทั้งเรื่องขั้นตอนการคิดคำนวณเงินเดือน และการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง การกำหนดวันตัดรอบการจ่ายเงินถือเป็นวิธีที่ดีในการช่วยตัดปัญหาเรื่องการเปลี่ยนแปลงจำนวนตัวเลขในนาทีสุดท้ายก่อนการจ่าย ที่เจ้าหน้าที่เพย์โรลอาจต้องมานั่งเสียเวลาคิดคำนวณใหม่อีกรอบ เมื่อสามารถกำหนดตารางเวลาสำหรับการคำนวณเงินเดือนได้แล้ว อย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่ทุกคนรับทราบถึงไทม์ไลน์นี้และปฏิบัติตามกำหนดการอย่างเคร่งครัด

Backup ข้อมูลอยู่เสมอ

ถึงแม้ว่าซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการคำนวณเงินเดือนจะเก็บบันทึกประวัติให้โดยอัตโนมัติ แต่บริษัทก็ยังต้อง Backup ข้อมูลในส่วนนี้เอาไว้อีกทางด้วยเช่นกัน โดยอาจเลือกบันทึกลงบนคลาวด์หรือสื่อบันทึกข้อมูลที่น่าเชื่อถือ คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลที่ถูกบันทึกเอาไว้บนซอฟต์แวร์บ้าง ข้อมูลอาจถูกลบโดยบังเอิญ มีมัลแวร์ หรือมีพนักงานผู้ไม่หวังดีมาลบโดยเจตนา ร้ายแรงกว่านั้นคือการโดนปล้นข้อมูลเพื่อนำไปใช้ต่อ ทางที่ดีบริษัทจึงควรสำรองข้อมูลเผื่อไว้อีกหนึ่งช่องทาง

อย่าคิดเหมารวมไปว่าการคำนวณเงินเดือนด้วยโปรแกรมจะถูกต้องแม่นยำทุกครั้ง

เชื่อว่าบริษัทส่วนใหญ่เลือกที่จะใช้ซอฟต์แวร์ในการคิดเงินเดือน ระบบคิดคำนวณบนคอมพิวเตอร์มักให้ผลที่ถูกต้องแม่นยำ ไม่เหมือนกับการใช้ excel ทำเงินเดือน ที่อาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ถึงอย่างนั้นการใส่ข้อมูลที่ผิดพลาดแม้เพียงเล็กน้อยก็ส่งผลต่อประวัติการคิดคำนวณเงินเดือนของทั้งเดือนที่ไม่ถูกต้องได้ นอกจากนี้ซอฟต์แวร์คำนวณเงินเดือนส่วนมากไม่สามารถรับมือกับการทำเพย์โรลระหว่างประเทศได้ ผลที่ตามมาก็มีแต่การคำนวณที่ผิดพลาดเท่านั้น ดังนั้นคุณจึงควรคำนวณและตรวจทานผลการคำนวณให้แน่ใจอีกครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น และเพื่อให้มั่นใจว่าการคิดคำนวณเป็นไปอย่างถูกต้องและได้รับการตรวจสอบเป็นอย่างดีก่อนที่จะทำการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน

อย่ามองข้ามการฝึกอบรมพนักงาน

แม้ธุรกิจของคุณจะมีซอฟต์แวร์คำนวณเงินเดือนเวอร์ชั่นอัปเดตล่าสุด หรือนโยบายการจ่ายเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพ แต่ถ้าหากเจ้าหน้าที่เพย์โรลไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งหมดก็คงไร้ความหมาย การฝึกอบรมเรื่องระบบการคิดคำนวณเงินเดือนอยู่เสมอ จะช่วยให้พนักงานซึมซับและเข้าใจกระบวนการทำงานที่เกิดขึ้น ทั้งยังเป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้คลายข้อสงสัยและชี้แนะแนวทางในการพัฒนาระบบ กฎหมายเรื่องการจ่ายเงินเดือนและกฎหมายการจ้างงานมีการเปลี่ยนแปลงใหม่อยู่เสมอ การฝึกอบรมจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะก้าวทันพร้อมรับมือการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น นอกจากนี้ การอบรมยังช่วยอำนวยความสะดวกให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องตรงตามข้อกำหนด

อาจไม่มีกฎตายตัวสำหรับการบริหารการคำนวณเงินเดือน แต่ถึงอย่างนั้นแล้ว การบริหารจัดการที่ชาญฉลาดจะช่วยปูทางสู่ความเข้าใจในการทำงานของทีมงาน เพื่อต่อยอดสู่การพัฒนาในอนาคต การดำเนินการบนขั้นตอนพื้นฐานจะช่วยชี้ให้เห็นถึงจุดบกพร่องที่ก่อให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพภายในทีม ทั้งหมดนี้ก็เพื่อให้เจ้าหน้าที่เพย์โรลสามารถทำงานได้อย่างคล่องตัว และจัดการความซับซ้อนของการคำนวณเงินได้อย่างราบรื่น