จะเปลี่ยนรอบการจ่ายเงินเดือน ต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง?

การจะทำธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ ไม่ได้มีแค่เรื่องภายนอกที่ต้องดูแล แต่ยังมีรายละเอียดภายในองค์กรที่ต้องจัดการให้ดีอีกด้วย เมื่อพนักงานของคุณ คือกำลังหลักในการขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้า ผู้นำองค์กรจึงต้องตรวจเช็กให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณจะได้รับการดูแลเอาใจใส่จากบริษัทเป็นอย่างดี ในแง่มุมที่ครอบคลุมรอบด้าน หนึ่งในนั้นคืองวดการจ่ายเงินเดือนที่ควรเหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์กร และลักษณะเนื้องานของบริษัท อาจเป็นแบบรายเดือน 2 รอบต่อเดือน รายสัปดาห์ รายวัน หรือแบบอื่นๆ แต่ละแบบต่างก็มีข้อดีที่แตกต่างกันออกไป หากคุณกำลังต้องการเปลี่ยนรอบการจ่ายให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานของบริษัทมากยิ่งขึ้น เมื่อตัดสินใจเลือกรอบการจ่ายเงินเดือนแบบใหม่ได้แล้ว ต้องไม่ลืมตรวจสอบให้แน่ใจอีกครั้งว่าคุณได้เตรียมสิ่งเหล่านี้เอาไว้พร้อมแล้ว

เปลี่ยนการตั้งค่าในซอฟต์แวร์

เชื่อว่าหลายๆ บริษัทคงจะเลือกใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ในการจ่ายเงินเดือน เพราะฉะนั้นแล้ว หนึ่งในสิ่งที่ควรทำเป็นอันดับต้นๆ คือการเปลี่ยนการตั้งค่ารอบการจ่ายเงินเดือนในซอฟต์แวร์ ให้เป็นแบบใหม่ตามที่ต้องการ ที่สำคัญคืออย่าลืมแจ้งเรื่องถึงธนาคารที่ดำเนินการจ่ายเงินเดือนเอาไว้อีกทางด้วย

คุ้มจ่ายไหม ลองพิจารณา

เพราะการปรับจะต้องนำไปสู่สิ่งที่ดีกว่า แต่การเปลี่ยนแปลงก็ต้องมีค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ที่ต้องเสียเช่นกัน ลองพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากตรงส่วนนี้ให้ดี เช่นถ้าหากต้องการเปลี่ยนรอบการจ่ายเงินเดือนให้ถี่มากขึ้นกว่าเดิม อาจมีค่าดำเนินการเพิ่มเติมมากกว่าที่เคย ทั้งในส่วนของการจัดทำสลิปเดือนที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้น และกระบวนการดำเนินงานที่มีความถี่มากขึ้นตามไปด้วย หากลองพิจารณาถึงผลประโยชน์ที่องค์กรและพนักงานจะได้รับแล้ว และมั่นใจว่าวิถีใหม่จะดีกว่าเก่า ก็เตรียมพร้อมดำเนินการต่อสู่ขั้นถัดไปได้เลย

สื่อสารสำคัญ ต้องบอกล่วงหน้า

เมื่อบริษัทตัดสินใจที่จะเปลี่ยนรอบการจ่ายเงินเดือน ผู้ที่จะต้องรับการเปลี่ยนแปลงโดยตรงจะเป็นใครไปไม่ได้นอกจากพนักงานภายในองค์กร เพราะฉะนั้นแล้วขั้นตอนสำคัญที่มองข้ามไปไม่ได้โดยเด็ดขาด คือการแจ้งพนักงานให้ทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 1 เดือน ถึงการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังควรอธิบายถึงสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง เหตุผลในการปรับเปลี่ยนครั้งนี้คืออะไร และจะดีกว่าเดิมอย่างไร การขาดการสื่อสารที่ดีภายในองค์กร ไม่แจ้งเรื่องราวที่กำลังจะเกิดขึ้นให้ทราบล่วงหน้า อาจส่งผลให้เกิดความไม่พอใจและทำให้บริษัทต้องสูญเสียบุคลากรที่มีคุณภาพไปก็เป็นได้

กฎระเบียบข้อบังคับ ต้องศึกษาให้ดี

นอกเหนือจากพนักงานแล้ว บุคคลสำคัญที่บริษัทจะต้องทำเรื่องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า คือกระทรวงแรงงาน เพื่อที่บริษัทจะได้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงให้เป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎหมาย และมีการบันทึกเรื่องอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร อย่าลืมตรวจสอบระเบียบข้อบังคับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกฎหมายในส่วนของการคุ้มครองแรงงาน กระบวนการในส่วนนี้จะทำให้การดำเนินการปรับเปลี่ยนรอบการจ่ายเงินเดือนเป็นไปอย่างราบรื่นและครบถ้วนในทุกขั้นตอน และเพื่อหลีกเลี่ยงการเผชิญหน้ากับบทลงโทษทางกฎหมายที่บริษัทจะต้องเจอตามมาในภายหลัง หากไม่ได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ทางการระบุไว้

ความสำเร็จขององค์กรประกอบไปด้วยปัจจัยหลายส่วนด้วยกัน หนึ่งในนั้นคือการทำงานภายในองค์กร ที่เป็นไปอย่างสอดประสานและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน ทุกการปรับเปลี่ยนที่มาจากการตัดสินใจของผู้นำผู้บริหารองค์กร ย่อมนำไปสู่อีกขั้นของความสำเร็จ ดังนั้นแล้วหากบริษัทตัดสินใจที่จะเปลี่ยนรอบการจ่ายเงินเดือน ก้าวสำคัญก้าวแรกที่จะพลาดไปไม่ได้ดดยเด็ดขาด คือการจ่ายเงินให้ตรงกำหนดเวลาใหม่ เพราะการจ่ายเงินที่ล่าช้า จะมีผลให้บริษัทต้องรับผิดชอบจ่ายค่าเสียหายเป็นดอกเบี้ยให้แก่ลูกจ้าง ซึ่งคงจะไม่ส่งผลดีต่ออนาคตของบริษัทอย่างแน่นอน

หากพิจารณาและเตรียมตัวสำหรับสิ่งเหล่านี้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว คุณก็พร้อมที่จะก้าวเดินสู่การดำเนินงานในขั้นตอนถัดไปแล้ว